随着社会主义现代化建设的快速健康发展,县级国家综合档案馆针对社会对档案利用的需要,不断加强档案资源建设,馆藏档案有了大幅度的增加。但是馆藏达到什么标准,才算丰富?
1 馆藏丰富的客观标准
标准是衡量事物的准则,是判断是非和鉴定优劣的尺度,社会上的各种事物无不具有标准。因此,馆藏丰富也应毫不例外的有它的客观标准。有了标准,就有了目标,就可以促使人们采取措施丰富馆藏,推动档案事业发展。否则,人们无所遵循,可能出现两种倾向:一种是把馆藏丰富理解为无限制的膨胀,接收范围过宽,把一些不属于档案馆保管范围的档案和资料接收进馆。另一种是把馆藏丰富理解为馆藏量在原有的基础上的相对增加,接收范围过窄,把应由档案馆保管的档案及资料,排除在进馆范围之外。这两种倾向,都会影响档案馆的建设和功能的发挥。
2 馆藏丰富标准的理论依据
《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,指出,县档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是永久保管重要档案资源的基地,是科学研究和各方面工作利用的档案史料中心。县档案馆的任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下,集中管理党和国家的档案及有关资料,维护档案的完整与安全,积极提供利用,为社会主义现代化建设服务。
1)馆藏要能反映全县历史真实面貌。县档案馆保管的档案,是国家档案资源的有机组成部分,也是维护党和国家历史真实面貌的有机组成部分。对一个县来说,馆藏必须维护全县的历史真实面貌。这个历史真实面貌应当包括政治、经济、科学、文化等各方面的历史真实面貌。绝不能只注意维护政治历史面貌,特别是经济建设为中心的新的历史时期,应当注意维护经济建设的历史面貌。
2)馆藏内容要符合集中统一管理原则。根据集中统一管理的原则以及全宗理论,馆藏内容一是要集中统一管理党政档案;二是集中统一管理一个机关的全部档案。
3)县档案馆应是综合性的档案馆。县档案馆是最基层的档案馆。因此,它基本上集中了全县范围内各种有重要保存价值的各类档案。
4)馆藏要适应社会对档案的利用需要。县档案馆是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。这个“中心”,不仅要适应宏观的档案利用需要,而且要适应微观的档案利用需要。这就要求馆藏成分应包含多方面的档案,即各类的档案,当前要高度重视专业档案和民生档案的接收,使馆藏逐步达到结构合理,内容丰富,既广又全。
3 馆藏丰富标准的具体内容
1)形成档案的梯级机构要全。县是一级政府,它的各级各类机关都有好几个层次的梯级机构。这些机构的活动,都与县委、县政府的活动有着紧密的联系,是一个有机的整体。因此,它们形成的档案也是互有联系的有机档案,要维护一个县的历史真实面貌,县档案馆就应该把这些机构的档案接收进馆。主要应包括:(1)县委及所属各部门档案;(2)县人大及其常设机构档案;(3)县政府及其所属各部门和单位档案;(4)县政协及其常设机构档案;(5)县法院、县检察院档案;(6)工会、共青团、妇联等人民团体档案;(7)国有企业、事业单位档案;(8)乡镇(园区)机构形成的档案;(9)地方名人、模范人物、实物档案。
县档案馆还应接收以上机构的下属单位和临时机构的档案。
对于“三权”在上垂直管理的税务、环保、气象、烟草、银行以及水电气等单位,因为它们的活动与全县的活动十分密切,其档案记述和反映了全县有关业务活动,是全县档案的有机组成部分,亦应移交县档案馆保存。
2)档案种类力求完整。一个机关或单位的活动是多种多样的因而形成的档案也是多种多样的。其载体有的是纸质的,有的是电子、照片、录音、录像等。这些不同种类不同载体形态的档案都是一个机关或单位活动的历史记录,是一个不可分割的有机整体。因此,一个立档单位的各类档案,原则上都应由档案馆保管。只有这样才能达到馆藏丰富、门类齐全。对于以往由于历史原因,接收文书档案多、其他档案少;接收纸质档案多,其他载体档案少,人为把一个立档案单位的档案分散保存,违背了集中统一管理原则和全宗原则,应改变这种模式,采取补救措施。
3)馆藏档案的时间跨度力求与建县时间一致。一个县的档案的形成,是随着县制的产生而产生,随着历史的发展而发展。因此,馆藏档案的时间跨度,应当是历史有多久,档案就有多久。馆藏档案的时间,应该从建县开始,到撤销县制终止。现在留存于世的历史档案已为数不多。在这些历史档案中,有的交上级档案馆保存,有的分散在其他档案馆、博物馆、图书馆保存,还有的散存在个人手中,真正保存在县档案馆的较少。为使全县连绵不断的历史有文字可考,县档案馆要积极努力,采取收集、征集、复制等方法,以弥补历史档案的空白,特别是要保证新中国成立后档案的完整性、系统性、连续性,力求馆藏档案起始时间与建县时间相一致。
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